Personvernerklæring

Når du bruker talegjenkjenningsløsninger fra Omilon AS, gir du oss tilgang til opplysninger om deg. Denne personvernerklæringen er ment for å hjelpe deg å forstå hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvordan de brukes av oss og hvilke rettigheter du har som bruker. Denne personvernerklæringen gjelder for bruk av talegjenkjenningstjenestene TUVA og Omilon Talegjenkjenning for privatleger.

 

Informasjon vi samler inn

Omilon AS samler inn personopplysninger for å kunne tilby deg full funksjonalitet av din talegjenkjenkjenningsløsning. Personopplysninger er enhver form for informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. I tjenesten Omilon Talegjenkjenning vil helseopplysninger også kunne forekomme i opplysningene som samles inn.

Enhver behandling av personopplysninger av Omilon AS gjøres i henhold til personopplysningsloven, personvernforskriften og generell personvernforordning (GDPR).

For tjenesten Omilon Talegjenkjenning behandles person- og helseopplysninger tillegg i henhold til:

Helseregisterloven,
Pasientjournalloven og
Norm for informasjonssikkerhet i helse og omsorgstjenesten (Normen).
Omilon AS samler inn to kategorier av personopplysninger. Ved å registrere deg som mottaker av nyhetsbrev eller som  bruker av TUVA eller Omilon Talegjenkjenning samtykker du til at Omilon AS kan samle og bruke dine personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.

Personopplysninger samlet for administrasjon av brukerprofil og feilsøking

Ved å registrere din brukerprofil for bruk av TUVA eller Omilon Talegjenkjenning samler vi følgende opplysninger om deg eller ditt brukerutstyr:

• Brukernavn
• Fullt navn (ikke obligatorisk)
• E-postadresse (ikke obligatorisk)
• Målform
• Kjønn
• IP-adresse og MAC-adresse
• Informasjon om operativsystem og konfigurasjon av datamaskinen TUVA kjøres på.
• Informasjon om mikrofontype, fotpedal eller lignende fysiske enheter.
• Personopplysnigner for trening av din brukerprofil

Ved å bruke dikteringsfunksjonen i TUVA eller Omilon Talegjenkjenning vil det bli gjort lydopptak. Disse lydopptakene kan, avhengig av hva slags informasjon som dikteres, inneholde person- og helseopplysninger. Slike personopplysninger vil inngå som en del av talematerialet som brukes for å trene din brukerprofil, men Omilon vil ikke sammenstille, analysere eller på annen måte ekstrahere personopplysningene i dette talematerialet for andre formål.

Personopplysninger samlet for kampanjer og markedsføring. Ved å registrere deg som mottaker av vårt nyhetsbrev samler vi følgende opplysninger om deg:

• E-postadresse
• Fornavn og etternavn
• Hvordan vi bruker informasjonen vi samler inn

Personopplysningene som samles av Omilon AS benyttes på følgende måte:

Administrasjon av brukerprofil

Personopplysningene som samles inn i forbindelse med administrasjon av brukerprofiler brukes av Omilon AS på følgende måter:

• Vi bruker din e-postadresse for å kontakte deg i forbindelse med programvareoppdateringer, endringer i denne personvernerklæringen eller andre avtaler som er relevante for din bruk av din talegjenkjenningsløsning.
• For å administrere din bruk og trening av din talegjenkjenningsløsning.
• For å trene, vedlikeholde og oppgradere din personlige talegjenkjenningsprofil.
• Vi benytter ditt brukernavn for å bekrefte identiteten din ved registrering av din brukerprofil.
• TUVA og Omilon Talegjenkjenning har to typer talegjenkjenningsprofiler som brukes til å konvertere tale til tekst, en mannemodell og en kvinnemodell. Vi benytter informasjon om kjønn for å avgjøre hvilken modell som vil gi best resultat for deg.
• Vi benytter opplysninger om målform til å avgjøre om du ønsker talegjenkjenning på bokmål eller nynorsk.

 

Markedsføring eller kampanjer

Dersom du ved registrering at du ønsker å motta nyhetsbrev markedsrelaterte henvendelser fra Omilon AS vil vi benytte navn og kontaktopplysninger for å holde deg oppdatert om nye produktlanseringer, programvareoppdateringer, kundearrangementer eller lignende markedsføringsrelatert kommunikasjon i forbindelse med din bruk av TUVA eller Omilon Talegjenkjenning. Du kan når som helst stanse mottak av markedsføringshenvendelser ved å sende en epost til psot@Omilons.no eller trykke ‘avregistrer’ på ett av nyhetsbrevene du har mottatt fra oss.

Hvis du deltar i kampanjer eller konkurranser arrangert av Omilon AS vil opplysningene du oppgir kun benyttes for å gjennomføre kampanjen eller konkurransen.

 

Trening av din brukerprofil

Taleopptak gjort i forbindelse med din bruk av TUVA eller Omilon Talegjenkjenning vil sendes til Omilon AS sine servere for trening av din brukerprofil. Dette innebærer at talegjenkjenningssystemet vil identifisere ukjente ord og lære seg hvordan de brukes.

Taleopptak innsamlet for å trene din personlige brukerprofil kan i noen tilfeller benyttes til å trene og forbedre fremtidige versjoner av Omilon Talegjenkjenning. I disse tilfellene vil taleopptakene og den talegjenkjente teksten, herunder potensielle sensitive helseopplysninger, bli anonymisert i henhold til en standard anonymiseringsprosedyre godkjent av bl.a. Helse Vest i Norge. Etter denne anonymiseringsprosedyren vil taleopptak og talegjenkjent tekst ikke lenger inneholde person- og helseopplysninger.

Taleopptaket som innsamles og behandles brukes kun for å trene din personlige brukerprofil. Taleopptak og de lyddataene som disse opptakene inkluderer, herunder potensielle person- og helseopplysninger, benyttes ikke for andre formål enn å forbedre fremtidige versjoner av Omilon Talegjenkjenning eller trene din brukerprofil.

Du kan fritt velge å benytte TUVA og Omilon Talegjenkjenning i inkognitomodus. Ved slik bruk vil ikke taleopptak lagres og sendes til Omilon AS for trening av din brukerprofil. Din profil vil da ikke trenes og vil derfor ikke bli bedre til å gjenkjenne din stemme over tid.

 

Personopplysninger innsamlet for feilsøking

I feilsøkingssituasjoner vil du kunne bli forespurt om å sende loggfiler til Omilon AS. Disse loggfilene kan inneholde tekst som inkluderer personopplysninger konvertert fra taleopptak i forbindelse med din bruk av TUVA eller Omilon Talegjenkjenning. Denne teksten, herunder potensielle personopplysninger, benyttes ikke til andre formål enn til å analysere hvor feilen oppstår og hvorfor. Denne informasjonen lagres i Omilon AS’ system til feilen er løst og ikke lengre enn 6 måneder.

 

Deling av informasjon til tredjeparter

Personopplysninger som samles inn for å supportere talegjenkjenningsløsninger fra Omilon eller for trene din brukerprofil deles kun med underleverandører av Omilon AS som tilfredsstiller Omilon AS sine krav til behandling av personopplysninger.

Omilon AS benytter seg av UniSoft IKT AS for drift av TUVA og Omilon Talegjenkjenning for privatleger. Behandlingen av personopplysninger UniSoft IKT AS gjør på vegne av Omilon AS er regulert i en databehandleravtale som tilfredsstiller kravene til databehandlere i personopplysningsloven.

Omilon AS benytter seg av Complit AS for support av Tuva og Omilon Talegjenkjenning. Behandlingen av personopplysninger Complit AS gjør på vegne av Omilon AS er regulert i en databehandleravtale som tilfredsstiller kravene til databehandlere i personopplysningsloven.

Omilon AS benytter seg av Nuance Communications Inc. som partner for å levere talegjenkjenningsteknologien som benyttes av TUVA og Omilon Talegjenkjenning. Nuance Communications Inc. har ikke tilgang til personopplysningene som samles inn og behandles av Omilon AS. Nuance Communications Inc. vil derimot kunne ha adgang til Omilon AS sine servere i forbindelse med feilsøking og nødvendig vedlikehold. Feilsøking av dine lydfiler krever at du uttrykkelig aksepterer dette. I slike tilfeller vil Nuance Communications AS kunne komme i kontakt med personopplysninger lagret på Omilon AS sine servere.

Slik adgang er regulert i databehandleravtale mellom Omilon AS og Nuance Communications Inc., og personopplysninger vil ikke behandles av Nuance Communications Inc. utover det som er nødvendig for å drive nødvendig feilsøking og vedlikehold.

Norsk Helsenett SF benyttes for transport av helseopplysninger over lukket og sikret kommunikasjonsnettverk – Helsenettet. Omilon AS har inngått en databehandleravtale med Norsk Helsenett SF.

Spesialist helsesekretæren Karianne fra Johannesen Katt og Korrektur hjelper oss med ordbok-, avskrift- og korrekturtjenester. Det er inngått en databehandleravtale mellom Johannesen Katt og Korrektur og Karianne har underskrevet en taushetserklæring

 

Informasjonssikkerhet og lagringstid

Alle personopplysninger og andre data som registreres i forbindelse med bruk av Omilon Talegjenkjenning overføres trygt til Omilon AS sine servere via Norsk Helsenett. Det vil si at alle Omilon’ serverkomponenter står i Norsk Helsenett og all kommunikasjon mellom Omilon Talegjenkjenning og disse serverkomponentene går via Norsk Helsenett. Denne løsningen tilfredstiller Normen for informasjonssikerhet.

Alle personopplysninger og andre data som registreres i forbindelse med bruk av TUVA overføres kryptert til Omilon AS sine servere ved bruk av HTTPS-protokollen.

Når taleopptak sendes til Omilon AS sin server vil den bli midlertidig lagret slik at talegjenkjenningssysstemet kan analysere innholdet i taleopptaket for å trene din profil. De sist produserte taleopptakene med tilhørende gjenkjent tekst lagres i en buffer på serveren for vedlikehold og oppgradering av din personlige profil. Når denne bufferen er full (taleopptak over totalt 2 timer og tekstfiler med til sammen mer enn 50 000 ord) vil de eldste taleopptakene og tekstfilene bli slettet. Du kan få alle dine lagrede taleopptak slettet ved å sende en henvendelse til oss på post@Omilon.no.

Personopplysninger som er innsamlet i forbindelse med administrasjon av din brukerprofil lagres inntil din brukerprofil slettes. Du kan få din brukerprofil slettet ved å sende en henvendelse til oss på post@omilon.no.

 

Dine rettigheter

Som bruker av TUVA og Omilon Talegjenkjenning har du rett til å forespørre oss innsyn i personopplysningene som Omilon AS behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også forespørre retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.

Omilon AS behandler dine personopplysninger på bakgrunn av ditt samtykke. Ditt samtykke kan når som helst trekkes tilbake av deg. Tilbaketrekking av samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandling av dine personopplysninger i tiden frem til samtykket ble trukket.

Forespørsler som nevnt over sendes til post@omilon.no.

Dersom du mener Omilon AS ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet.

 

Endringer til personvernerklæringen

Omilon AS forbeholder seg retten til å justere og tilpasse denne personvernerklæringen. Dersom det gjøres endringer til denne personvernerklæringen vil brukeren bli skriftlig informert om dette på forhånd. Ved å fortsette å bruke TUVA eller Omilon Talegjenkjenning etter endring i personvernerklæringen samtykker du til de endrede vilkårene.

Denne og eventuelt fremtidige personvernerklæringer overholder personopplysningsloven eller andre til enhver tid gjeldende regler for behandling av personopplysninger.

 

Kontaktinformasjon

Om du har spørsmål eller ønsker å kontakte oss om denne personvernserklæringen kan du benytte følgende kontaktinformasjon:

Omilon AS
PB 4844 Nydalen
0422 Oslo

Personvernombud: Karl-Fredrik Björklund
E-post: karl-fredrik@wikstrompartners.se